7 tareas que desperdician el tiempo de tu equipo de TI

Quizá una de las mayores dificultades con las que se enfrentan los equipos de TI en las empresas es la gran cantidad de tareas que deben hacerse de forma manual: instalaciones, actualizaciones, revisiones y correcciones, entre otras tareas que consumen tiempo valioso de las personas encargadas en la gestión de la tecnología.

Pensar en la implementación de herramientas y soluciones que integren estas actividades es una de las mejores alternativas, así como una vez implementadas, darles el uso adecuado.

2. Todo sería más fácil si “no existieran” los usuarios (atención de eventos evitables)

¿Cuánto del tiempo invertido en atender incidentes se puede ahorrar si nuestros usuarios están adecuadamente educados?

Aquellos que trabajan en el día a día de un área de TI, seguramente sienten cómo su tiempo se pierde en la atención de requerimientos que, si el usuario fuera un poco más consciente de lo que hace, podrían ser evitados.

Tal vez la mejor solución sea pensar en invertir más tiempo y recursos en educación y actualización de los usuarios en jornadas periódicas y programadas, que perder minutos valiosos todos los días atendiendo una gran cantidad de pequeños requerimientos fácilmente evitables.

3. Equipo contraincendios (falta de orientación hacia actividades preventivas)

En este punto nos encontramos con el eterno problema de que muchas veces lo urgente predomina sobre lo importante. Desafortunadamente, los equipos de TI se convierten en los “bomberos” de la empresa apagando cuanto “incendio” ocurre en el día a día.

Es claro que siempre se van a presentar imprevistos, pero el esfuerzo debería centrarse en disminuir la ocurrencia de estos incidentes y no tanto en atenderlos. Seguramente el cambio de orientación puede costar al principio, pero en el mediano plazo los resultados hablarán por sí solos.

4. Anarquía en el manejo de la información (no está centralizada)

Con el incremento en el volumen de los datos a los cuales nos vemos enfrentados a manejar, tener centralizada y organizada la información se vuelve un dolor de cabeza. Desafortunadamente, lo que ocurre muchas veces es que cada usuario genera estructuras de almacenamiento en dispositivos propios, informes a partir de datos sensibles almacenados por fuera de repositorios oficiales, entre otras medidas que llevan adelante para facilitar y mejorar su trabajo -pero que ponen en aprietos a los equipos de TI para garantizar la disponibilidad e integridad de los datos.

Hacer una adecuada identificación de los activos de información es el punto de partida para lograr el orden necesario que permita una adecuada gestión; tal vez la mejor manera de hacer las cosas la tengan los usuarios y no, como se cree, los equipos de TI.

5. El efecto navaja suiza (diversidad de tareas, más allá de las propias de TI)

Dada la gran disposición de los equipos de TI y su curiosidad e ingenio para resolver incidentes, muchas veces resultan encargados de resolver asuntos que exceden sus funciones y que por lo tanto los aleja de las actividades que realmente los debería ocupar.

El direccionamiento por parte de los coordinadores del área se vuelve muy importante para que las tareas sean claramente definidas y esto no genere una disminución en los niveles de gestión en los cuales debe centrarse el equipo.

6. Improvisación sobre la marcha (Falta de documentación y estandarización de procesos)

Este punto está muy relacionado con el anterior, debido a la poca documentación y a la pobre definición de procedimientos para llevar adelante las tareas diarias y aquellas más específicas o de contingencia. Es claro que la improvisación es importante y hace parte de las habilidades deseables en un equipo de TI, pero no debe convertirse en regla general.

Documentar las actividades y procedimientos es la mejor manera de estar preparados en casos de atención a incidentes, rotación de personal y para lograr el mejoramiento continuo de aquellas tareas que se realizan de forma periódica.

7. Megas y megas de reportes inútiles (o poco precisos)

Tener sistemas que generen listados de eventos que parecen infinitos no va a ayudar mucho a mejorar la gestión del área de TI, a menos que tengamos las herramientas necesarias para procesar todos esos datos y convertirlos en reportes realmente precisos y con la medida justa de información que necesita el negocio.

Centrando esfuerzos en procesar solamente los logs que realmente nos interesan, podemos obtener los resultados esperados y no desperdiciar recursos en recolectar, almacenar y procesar más datos de los necesarios.
Estos son los aspectos que de acuerdo a lo que he tenido la oportunidad de conocer me parecen los más relevantes, pero seguramente hay algunos otros que resultan claves.